案例

某單位干部張某臨近退休之際，接到組織部門通知，其個人檔案中缺失轉正定級關鍵文件。為此，張某前往當地縣檔案館申請查閱相關檔案資料。檔案館工作人員王某接待后，通過計算機檢索系統成功定位到張某的轉正定級文件。但由于縣檔案館僅完成檔案目錄級的數字化錄入，尚未開展全文數字化掃描工作，需從庫房調取實體案卷供查閱。

當日恰逢調閱大廳查檔群眾較多，而檔案館僅王某一名工作人員在崗。在忙碌中，王某將實體案卷交由張某自行操作復印。張某拿到案卷后，除按正常需求復印了本人的轉正定級文件外，還擅自復印了案卷中一份關于李某某的處罰通知。此后，該份處罰通知因張某操作不慎被發布至某社會閑聊群，造成了不良社會影響。

縣某單位、縣檔案局聯合對此事進行了調查處理，對縣檔案館的分管領導給予警告處分，對縣檔案館檔案管理員調離工作崗位、記過處分，對張某給予警告并罰款3000元，并向李某某賠禮道歉。

案例剖析

此次檔案信息泄露事件的發生，并非單一環節失誤，而是多重管理漏洞疊加的結果。

1.管理職責缺位

縣檔案館在僅有一名工作人員的情況下，未暫停或調整檔案調閱服務，將實體案卷交由查檔人自行復印，完全脫離管理人員監督，違反了檔案利用需全程監管的基本原則。

2.制度執行松散

未嚴格落實檔案調閱雙人值守制度，對實體檔案的借閱、復印環節缺乏規范流程，使得查檔人有機可乘，擅自復印非本人所需的檔案（李某某處罰通知）。

3.數字化進程滯后

僅完成目錄級數字化，未實現全文數字化，導致紙質檔案調閱頻率高、風險點多，增加了實體檔案失控的概率。

4.個人合規意識薄弱

查檔人張某在獲取檔案查閱權后，超出合理需求擅自復制他人檔案信息，并通過網絡傳播，直接違反《檔案法》中“禁止擅自復制、公布國家所有檔案”的規定。

怎么辦？

為杜絕類似事件再次發生，需從制度建設、人員管理、技術支撐等多維度構建安全防線，具體可落實為以下實踐要求。

1.健全制度體系，筑牢管理根基

制定專項規章制度：明確檔案調閱的申請條件、審批流程、利用范圍、復印登記要求等，確保每一步操作都有章可循。

強化制度執行監督：建立定期檢查機制，對調閱登記臺賬、監控錄像、檔案實體完整性等進行核查，對違規操作實行 “零容忍”，將制度約束轉化為實際管理效能。

2.規范人員管理，落實崗位責任

嚴格值守制度：檔案調閱場所必須保證不少于兩名工作人員在崗，分別負責接待登記、案卷管理與監督復印等環節，形成崗位間的相互制約與協作。

明確人員職責邊界：檔案管理人員需全程把控案卷流轉，查檔人接觸實體檔案時不得脫離視線；對查檔目的、身份信息嚴格核驗，拒絕超范圍查閱請求。

加強合規培訓：定期對檔案管理人員開展業務培訓，強化“全程監管”意識；對查檔人進行事前告知，明確檔案利用的禁止性規定及法律責任。

3.強化過程管控，消除風險隱患

實體檔案全程跟蹤：實體案卷從庫房調出到歸還入庫，需全程由管理人員經手，復印過程必須在監控下進行，嚴禁查檔人單獨接觸案卷。

完善登記備案機制：對調閱檔案的名稱、頁碼、復印內容、查檔人信息等進行詳細登記，形成“調閱——復印——歸還”的閉環記錄，便于追溯責任。

配置安全防護設施：在調閱利用場所安裝高清視頻監控，覆蓋案卷存放、復印、查閱等關鍵區域，監控錄像至少保存3個月以上，作為責任認定的重要依據。

4.推進數字化轉型，降低實體風險

加快全文數字化進程：優先對高頻調閱、涉及民生的檔案進行全文數字化掃描，實現線上查閱與授權復印，從源頭減少紙質檔案出庫次數。

規范數字化檔案管理：對數字化檔案設置訪問權限，實行“一人一賬號”登錄，記錄查閱、下載操作日志，確保電子檔案的安全利用與信息保密。

法律警示

《中華人民共和國檔案法》明確規定，擅自提供、抄錄、復制、公布屬于國家所有檔案的，將面臨警告、罰款等行政處罰；造成損失的，依法承擔民事責任；構成犯罪的，依法追究刑事責任。案例中對相關責任人的處罰（分管領導警告、管理員調離記過、張某警告罰款），正是法律嚴肅性的體現。

檔案安全無小事，每一份檔案的背后都可能關聯著個人權益、單位秘密甚至國家利益。只有將安全管理要求融入檔案調閱利用的每一個細節，才能實現檔案資源利用與安全保護的平衡，讓檔案在規范管理中發揮真正價值。